COME GESTIRE L’ANSIA DA COMPLESSITA’
Istruzioni per l’uso
Un tempo nella piccola impresa e nello studio professionale non erano necessarie procedure da seguire, perché tutto veniva deciso e verificato dal titolare, che impostava in prima persona il lavoro e ne controllava direttamente l’esecuzione. C’era più tempo a disposizione e meno adempimenti “collaterali” da rispettare, quali la privacy, le normative sulla sicurezza sul lavoro o l’antiriciclaggio. Anche i margini di guadagno erano più alti, il che consentiva di assorbire eventuali inefficienze che non incidevano in modo significativo sui costi aziendali.
Oggi tutto è più complesso e il titolare non ha più sotto controllo il lavoro che viene svolto nella sua azienda o nel suo studio: si lavora molto di più e preferibilmente non da soli, ma in gruppo.
Questo comporta la necessità di essere organizzati e di impostare e applicare procedure anche per le piccole imprese e gli studi professionali, indipendentemente da obblighi legislativi che le impongano o meno.
Le procedure sono necessarie per raggiungere gli obiettivi lavorativi in efficienza e senza dispersioni, attraverso percorsi predefiniti che contengono e indirizzano le azioni dei singoli.
Sono indispensabili per contenere i costi aziendali, che altrimenti lieviterebbero a dismisura rispetto ai ricavi.
Da un punto di vista psicologico le procedure contengono l’ansia della complessità in quanto fanno da limite e da contenitore delle preoccupazioni dei singoli, che inconsciamente si sentono protetti e hanno meno paura di sbagliare se seguono un percorso predefinito.
In quest’ottica le procedure sostituiscono il titolare nella sua funzione di indirizzo e di controllo in quelle attività che il titolare stesso non può più seguire direttamente, perché – come è stato detto prima – la quantità e la complessità delle cose da fare glielo impedisce.
Attraverso il rispetto delle procedure l’efficienza aumenta, o almeno non diminuisce: mancando il controllo diretto del titolare, il rischio è infatti quello di avere un’azienda o uno studio disorganizzato, dove ognuno si muove autonomamente senza coordinamento.
Spesso però le procedure non vengono accolte bene da chi deve applicarle, vengono anzi osteggiate e non rispettate.
Uno dei motivi è sicuramente la resistenza al cambiamento, il voler lavorare come prima, rivolgendosi sempre al “capo” per sapere cosa fare e come farlo.
Avere una persona con cui rapportarsi, rispetto al mettere in pratica un diagramma o le istruzioni che si trovano scritte in un manuale, è sicuramente più impegnativo, perché richiede un’assunzione di responsabilità di cui non tutti hanno voglia di farsi carico. È sicuramente più semplice eseguire degli ordini, che non attivarsi in autonomia per raggiungere gli obiettivi, sebbene seguendo un percorso prefissato.
Talvolta invece le procedure vengono imposte dall’alto senza possibilità di confronto e quindi accettate malvolentieri dai dipendenti e dai collaboratori, perché non sono stati coinvolti nella loro costruzione.
Nella maggior parte dei casi è però lo stesso titolare che non vede l’importanza e la necessità di adottare delle procedure: in quanto oberato da mille cose da fare privilegia l’azione rispetto alla pianificazione e alla programmazione, ritenendole perdite di tempo, ma così finirà in un circolo vizioso in cui la propria azienda o il proprio studio sono sempre meno efficienti e lui ha sempre meno tempo.
